Virtualni sastanci u poslovnom su svijetu sve češća pojava, no za njihovu je učinkovitost potrebno mnogo više od odgovarajuće tehničke opreme. Interdisciplinarni istraživački projekt COME – Cooperative Meetings koji provodi Sveučilište u Beču došao je do zaključka da virtualni sastanci nisu dovoljno učinkoviti te ponudio rješenja kako ih je moguće poboljšati
Lara Kuš
Za mnoge je zaposlene osobe rad od kuće postao gotovo sastavni dio radne svakodnevice, posebice za osobe koje se bave uredskim poslovima. Takav oblik rada često podrazumijeva virtualne sastanke. Nova studija koju je provelo Sveučilište u Beču pokazuje kako se gotovo svaka treća osoba tijekom virtualnih sastanaka ponaša mnogo pasivnije nego na sastancima uživo. Iako zaposlenici izrazito cijene rad od doma, istodobno osjećaju kako tijekom virtualnih sastanaka imaju manje toga za reći, kao i da su ima stvaralačke mogućnosti smanjene. To znači da se doprinos poduzeću za koje rade smanjuje otprilike za jednu trećinu.
Koliko su sudionici zapravo prisutni
Pored toga, rezultati studije ukazuju na činjenicu kako se velik broj zaposlenika, točnije njih 65 posto, tijekom virtualnih sastanaka bavi nečim drugim što itekako utječe na kvalitetu virtualnog sastanka. Opisana pojava itekako je primjetna te uznemiruje odnosno ometa čak 55 posto njihovih kolega. Ipak, većina ljudi tijekom virtualnih sastanaka nije ometena privatnim stvarima, već pozornost jednostavno skreće na druge poslovne zadaće te virtualni sastanak vidi kao priliku da ih odradi. Gotovo 74 posto ispitanika za to se vrijeme bavi mailovima, a njih 57 posto radi na drugim projektima. Ovi se postoci posebice odnose na osobe na rukovodećim pozicijama i na muškarce, a snažni hijerarhijski odnosi u poduzećima također doprinose tome da određeni zaposlenici za vrijeme virtualnih sastanaka pažnju više ili u potpunosti posvećuju drugim zadaćama ili projektima.
Važnost dnevnog reda
U okviru studije predstavljeni su i savjeti kako zadržati pažnju sudionika na virtualnim sastancima odnosno kako ih potaknuti na aktivno sudjelovanje. Preporuka je da se uz pozivnicu za virtualni sastanak priloži i dnevni red, a potiče se i na rad u manjim skupina (u virtualnim sobama) te na redovitost kraćih stanki. Tako će virtualni sastanak polučiti veću učinkovitost i zadovoljstvo svih sudionika dok će se mogućnost odvraćanja pažnje smanjiti. Isto tako, zaposlenicima koji su pozvani na virtualni sastanak studija savjetuje da pristojno pitaju zašto je njihova prisutnost na sastanku nužna u slučaju da im to baš i nije najjasnije. Istraživanje je, naime, pokazalo da gotovo polovica sudionika ne shvaća zašto je na virtualnom sastanku dok tek nešto više od 15 posto osoba razumije svoju ulogu.
Jasan cilj poboljšava ishod
Prilikom planiranja ove vrste sastanaka organizatori bi na umu trebali imati cilj odnosno ono što virtualnim sastankom žele postići jer su rezultati rada na virtualnim sastancima nerijetko lošiji u usporedbi sa sastancima u fizičkom obliku. Sadržajna kvaliteta virtualnih sastanaka u čijem su fokusu diskusije ili brainstorming znatno je manja, tvrde ispitanici studije. Stoga se preporučuje da na sastancima koji se tiču sličnih tema što više zaposlenika sudjeluje uživo kako bi se osigurala veća produktivnost. S druge strane, sastanci informativnog karaktera i više su nego pogodni su za virtualan prostor.
